Советы желающим заказать организацию праздника

Сравнения и выбор агентства по организации мероприятия

корпоративные мероприятия

  • Обязательно заключайте договор с агентством, где будет максимально подробно перечислены обязанности агентства и параметры мероприятия, которое оно для Вас организовывает (дата, время, место и пр.). Такой, казалось бы, элементарный шаг защитит Ваши финансовые и юридические интересы.
  • При сравнении и выборе агентства по организации мероприятия обращайте внимание на предлагаемые цены: "качественный" ивент не может стоить дешево. Поэтому насторожитесь, если Вам предлагают выступление артиста-звезды за 10000руб. и банкет за 500руб. на 1 персону - и все это в центре Санкт-Петербурга. Вы рискуете либо не получить ничего, либо голодных и недовольных гостей.
  • При работе с агентством, организующим для Вас корпоративное мероприятие наиболее удобная, прозрачная, и, следовательно, честная форма отчетности, при которой агентство "показывает" всю свою затратную часть и отдельно выделяет комиссию. Подобная схема позволяет контролировать и проверять Вашего подрядчика.
  • При выборе ведущего для проведения Вашего мероприятия обязательно договоритесь о личной встрече, рекомендации - это, конечно, большой плюс, но личный контакт даст Вам больше информации.
  • Одно из положительных черт "качественного" агентства по организации мероприятий - предоставление отчетов и информирование Вас, Клиента, о ходе работ по подготовке мероприятия. И чем ближе мероприятие, тем "интенсивнее" с Вами должно вести диалог Агентство.
  • Часто в процессе подготовки Вашего мероприятия у Вас появляются новые пожелания, предложения и изменения. Профессиональное агентство, бесспорно, обязано гибко отреагировать на ситуацию, однако помните: чем раньше Вы проинформируете Ваше агентство об изменениях, тем лучшее решение оно сможет Вам предложить.
  • В самом начале отношений попросите агентство закрепить за Вами ведущего менеджера, который будет владеть всей информацией о проекте, чтобы не получилось, что за это отвечает Маша, за это Саша, а про это вообще никто ничего не знает.
  • Останавливая свой выбор на том или ином Агентстве, помните, что страсть стоит миллиарды: Агентство, которое работает с Вами «страстно», самоотверженно и с полной отдачей, - это Ваше Агентство.
  • При выборе event агентства сконцентрируйтесь на каждом обещании, которое Вам дало Агентство, и посмотрите, будут ли эти обещания выполнены, проследите, последовательно ли Агентство во всем, что делает. Обращайте внимание на то, чтобы с Вами говорили и объясняли понятнее, гораздо понятнее, чтобы каждый сотрудник Агентства, общающийся с Вами, был знаком с искусством ясной коммуникации, чтобы Агентство переходило к делу - убедительно, уверенно и немедленно сделало Вам предложение – иначе Вы можете его вообще никогда не услышать.
  • Выбирая Агентство, акцентируйте свое внимание на то, как оно подает себя: в какой упаковке отправляет Вам документы и материалы, как выглядит его оборудование на мероприятии, ибо «упаковка» Агентства, оформление его услуг – это и есть его сервис, а зрительные образы могут многое рассказать об Агентстве – если вы дадите им такую возможность. Замечайте детали.
  • Обратите внимание на бренд event-агентства, которое Вы хотите выбрать. Бренд - это бизнес Агентства, это то, чему придается огромное значение. Агентство может игнорировать брендинг, но только на свой собственный страх и риск, и, скорее всего, это ему дорого обойдется. Помните, что бренд бьет качество.
  • Не рассказывайте сразу о задачах праздника, подождите, задаст ли ключевые вопросы исполнитель. Вы поймете, насколько глубоко Ваш собеседник разбирается в вопросе.
  • Присутствие на сайте агентства в разделе «Клиенты» известных логотипов не всегда означает, что данное агентство действительно успешно работало с указанной компанией и работало ли вообще. Доверяйте, но не стесняйтесь проверять полученную информацию.
  • Посмотрите и сравните портфель заказов агентства за последние два года. Если не пришли новые серьезные клиенты, значит что-то не в порядке с этим агентством. В event-бизнесе слухом земля полнится. Рекомендация и резонанс - главные маркетинговые инструменты. Поэтому те, кто могут творить, а главное воплощать, не испытывают недостаток в притоке новых крупных клиентов.
  • Кроме внешних атрибутов обратите внимание на то, как собрана и структурирована информация об исполнителях, ведущих, подрядчиках. Порядок на полках (в компьютере) вполне может означать системный подход, а это - один из позитивных критериев. Беспорядок и хаос же совершенно необязательно означает тонкое творческое начало и креативность агентства.
  • Попросите агентство, претендующее на титул быть поставщиком Ваших услуг, прислать Вам список пяти своих ошибок. Причём укажите, что документ должен подробно описывать вводную ситуацию, проблему и решение. Отметьте, что сведения должны быть легко проверяемы. Так Вы сможете составить более точную картину репутации агентства. Оперативный ответ будет означать, что в агентстве ведут учёт и анализируют свои ошибки. Умение выходить из сложных ситуаций и способность отвечать за свои действия наиболее ярко проявится у достойного. Еще много разных выводов Вы сможете сделать до того, как примите решение.
  • Хорошее агентство располагает пулом клиентов в процентном соотношении 70:30, где 70%- это постоянные клиенты, пользующиеся услугами компании более года, а 30%- клиенты, обратившиеся в агентство 1-2 раза. Причём постоянные клиенты должны были воспользоваться услугами компании не менее трёх раз. Стоит обратить внимание на величину этих заказов. Попросите агентство предоставить Вам соответствующую информацию и укажите, что Вы бы хотели иметь возможность проверить её достоверность.
  • Попросите агентство заранее разработать несколько вариантов окончания вечера, которые должны использоваться в зависимости от настроения гостей. Например, можно увеличить время, выделенное на дискотеку, или, наоборот, провести больше конкурсов, удерживающих внимание публики.
  • Профессиональное агентство обязательно предоставит поминутный райдер мероприятия с ответственными лицами и контактными телефонами. Это поможет оперативно решать вопросы на площадке и избавит от неожиданностей в программе.